Le métier de Responsable Adminsitratif

Ou comment mettre en application sa polyvalence

La fiche métier de ce poste couvre 4 pages A4 en police 9… Donc autant dire que ce n’est pas si simple à décrire.
Dans mon cas le poste s’organise autour de 4 axes :

  • la gestion du personnel
  • la gestion de l‘équipe caisse
  • la gestion administrative du magasin
  • le secrétariat de direction

La gestion du personnel

Cela englobe tout ce qui a trait au contrat de travail : rédaction des contrats et avenants, gestion des périodes d’essai, des démissions, des licenciements.
D’autre part il y a une gestion des présences à l’aide du logiciel Chronotique. Les employés pointent et quotidiennement le responsable administratif vérifie les pointages, les retards, les absences et renseigne les différents champs le cas échéant.
Le Responsable adminsitratif (RA) s’occupe aussi de la gestion des éléments variable de la paie (Tickets restaurant, transport, acompte…). Une fois par mois il envoie à la DRH l’ensemble des éléments variables ainsi que des copies des nouveaux contrats de travail et des justificatifs d’absences.
Le RA est en charge de répondre aux interrogations des employés, de les encadrer dans le remplissage des différents documents administratifs.

La gestion de l‘équipe de caisse

L‘équipe caisse se compose dans mon cas de 4 caissiers. L’encadrement de cette équipe consiste à organiser leur planning, contrôler de manière inopinée leur caisse, les aider lors des coups de bourre, faire les retours clients et décider d’un remboursement et d’un échange.
Rédiger les mémos lorsqu’il y a un écart sur les caisses en fin de journée.

La gestion administrative du magasin

C’est la partie la plus complète du poste. Elle englobe l’ensembe des actions à mener dans l’ombre afin que le magasin tourne comme il faut. Prendre en charge les relations avec les prestataires (ménage, réparations, etc…) faire ne sorte que les prestations soient réalisées dans l’esprit du devis préalablement établi, réaliser des contrôles inopiné de ces prestations et contrôler la facturation après coup.

Il faut maintenir à jour l’affichage dans les bureaux et en magasin. Dans les bureaux c’est un affichage concernant les objectifs budgetaires du magasin, aussi bien qu’un affichage concernant la vie du groupe et les textes légaux ayant court dans l’entreprise. Un tableau est réservé au délégué du personnel ainsi qu‘à l’affichage du CE / CHSCT et aux syndicats.
En magasin l’affichage se centre essentiellement sur la sécurité (plan d‘évacuation et personnes à contacter en cas d’urgence.

La partie de contrôle du budget dépenses est aussi un gros morceau. En effet, chaque semaine il faut vérifier les factures reçues, les valider et en suite les envoyer à la comptabilité qui est centralisée pour l’ensemble des magasins. Tous les mois il faut faire un bilan des dépenses en fonction du budget qui était prévu et le cas échéant expliquer le pourquoi des éventuels dépassements.

Le secrétariat de direction
(à suivre)

Responsable Administratif ? Késako ?

Petit manuel d’utilisation à l’usage des curieux…

Depuis le mois d’octobre 2005, je découvre la face cachée de la vie du magasin Habitat dont je suis la Reponsable Administrative.
Que de choses à réaliser afin de faire tourner un magasin !
Si vous voulez en savoir un peu plus sur ce métier clef de la vie d’un magasin : c’est par ici. Bonne lecture !